Mình hỗ trợ onboard tầm 5-10 quán mỗi tuần. Quán làm nhanh nhất xong trong 2 tiếng, chậm nhất 1 ngày — phụ thuộc vào việc bạn đã chuẩn bị menu chưa.
Bài này là checklist mình hay gửi cho chủ quán trước khi gọi video onboard, để buổi gọi 30 phút sau là quán chạy thật.
Trước khi bắt đầu (chuẩn bị 30 phút)
Bạn cần sẵn:
- Danh sách món dạng Excel hoặc Google Sheet — cột: Tên, Mô tả, Giá, Nhóm
- Ảnh từng món (chụp điện thoại, sáng rõ, không cần studio) — đặt tên file theo tên món
- Tên đăng nhập + email + số điện thoại để tạo tài khoản
- Số bàn của quán (đếm thật, không ước)
Nếu chưa có Excel menu, tạo 30 phút trước khi gọi. Sau đây là cấu trúc mình hay khuyên:
| Cột A: Tên | Cột B: Mô tả | Cột C: Giá | Cột D: Nhóm |
|---|---|---|---|
| Phở bò tái nạm | Bánh phở tươi, hành chần | 65000 | Bún & Phở |
| Bún chả Hà Nội | Thịt nướng than hoa, nước chấm | 70000 | Bún & Phở |
Giá ghi không có dấu phẩy hay chữ "đ" — chỉ số.
Bước 1: Tạo tài khoản (5 phút)
Vào orderhub.vn/dang-ky. Nhập tên quán, email, mật khẩu. Bấm xác nhận qua tin nhắn SMS.
Mẹo: dùng email công việc, không dùng email cá nhân. Sau này cần share quyền cho quản lý/kế toán dễ hơn.
Bước 2: Import menu (15-30 phút)
Vào dashboard → Menu → Items → Nhập từ Excel. Kéo file vừa chuẩn bị vào.
Hệ thống tự đọc các cột. Nếu nhận diện sai, bạn map lại. Bấm "Xác nhận" — toàn bộ menu vào DB.
Tiếp theo, vào từng món upload ảnh. Đừng cố làm xong 50 món một lúc. Làm 10 món bán chạy nhất trước, có ảnh đầy đủ. 40 món còn lại để placeholder, làm dần trong tuần.
Bước 3: Tạo bàn và mã QR (15 phút)
Menu → Bàn → Tạo nhanh. Nhập số bàn (vd: 12). Hệ thống tự sinh tên bàn 01-12 và 12 mã QR riêng.
Vào "QR Campaigns" → bấm "Tải PDF". File PDF ra 12 sticker QR có khung trang trí, kích thước 8x8cm, mang ra tiệm decal cán mờ làm tầm 50.000đ là xong.
Dán mỗi sticker lên một bàn — dán ở giữa hoặc góc nhìn rõ, không bị che bởi ly cốc.
Bước 4: Dạy nhân viên (20 phút)
Nhân viên không cần thuộc menu nữa. Chỉ cần biết:
- Khi có đơn, màn hình bếp kêu và hiện món cần làm, họ chạy món
- Khi khách hỏi món hết — vào dashboard tắt món, không phải báo bếp
- Khi khách thanh toán bằng QR — đợi tin nhắn xác nhận trước khi thu tiền
- Cuối ca — vào "Báo cáo" xuất report, đối chiếu tiền mặt
"Mình tuyển 2 đứa mới hôm thứ Bảy. Tối Chủ Nhật là chạy được rồi, không cần học menu — chỉ học 4 thao tác trên dashboard." — anh Trí, chủ quán cà phê
Bước 5: Mở màn hình bếp (5 phút)
Đơn của khách hiện thẳng lên màn hình bếp. Mở một tab orderhub.vn/kitchen trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop đặt trong bếp rồi đăng nhập.
Mỗi khi có đơn mới, màn hình kêu và hiện đúng món cần làm, đầu bếp làm xong món nào gạt món đó. Cả quán nhìn chung một màn hình, không nhầm món, không thất lạc đơn.
Bước 6: Chạy thử với một bàn (10 phút)
Trước khi mở cửa, bạn ra bàn 1, quét QR, gọi 2 món thật. Xem:
- Đơn vào dashboard không?
- Đơn hiện trên màn hình bếp không?
- Thanh toán QR có nhảy về không?
Nếu OK hết, ngày mai mở cửa thật.
Tuần đầu: theo sát hơn bình thường
Tuần đầu sẽ có những việc cần điều chỉnh:
- Khách lớn tuổi không quét được QR — đặt 2-3 cuốn menu giấy backup
- Một vài món ảnh chụp xấu — chụp lại, upload thay
- Nhân viên thao tác chậm trên dashboard — thêm 1-2 buổi practice ngoài giờ
Sau tuần đầu, mọi thứ tự chạy. Tháng đầu mình hay khuyên chủ quán dành 15 phút mỗi tối xem báo cáo trong ngày — món nào bán chạy, ca nào đông, có sai đơn nào không.
Checklist một trang
Lưu lại, treo cạnh quầy:
- Tạo tài khoản
- Import menu (Excel)
- Upload ảnh top 10 món bán chạy
- Tạo bàn + tải PDF mã QR
- Dán mã QR lên bàn
- Dạy nhân viên 4 thao tác
- Mở màn hình bếp (tab kitchen)
- Quét thử bàn 1, gọi 2 món
- Mở cửa thật
- Tuần 1: xem báo cáo mỗi tối
Mất 2-3 tiếng nếu menu chuẩn bị tốt. 1 ngày nếu vừa làm vừa chuẩn bị menu. Không cần thuê tech, không cần học code.
